Gestaltung der digitalen Zukunft des Bergsportverbands DAV

Hintergrund

Seit seiner Gründung im Jahr 1869 hat sich der DAV zum weltweit größten nationalen Bergsportverband entwickelt. Über 30.000 Mitarbeiter:innen in 357 eigenständigen Sektionen betreuen mehr als 1,4 Millionen Mitglieder.

Herausforderung

Aufgabe war es, die digitale Plattform des DAV neu zu gestalten und die digitale Transformation der gesamten Organisation zu planen und umzusetzen.

Vor diesem Projekt hatte der DAV mit unterschiedlichen Problemen zu kämpfen, welche Effizienz und Nutzererfahrung sowohl der Mitglieder als auch der Mitarbeiter:innen beeinträchtigten:

1. Veraltete Infrastruktur, einschließlich einer schlechten Nutzererfahrung auf mobilen Geräten, Datensilos und eine unzureichende Umsetzung der DSGVO
2. Keine gemeinsame Plattform für die verbandsweite Zusammenarbeit
3. Redundanz in vielen internen Bereichen und Abläufen, z. B. in der Mitgliederverwaltung, in der Bereitstellung von Web-Inhalten sowie bei anderen mitgliederorientierten Diensten

Darüber hinaus war es mit dezentralen Marketing-Tools nicht möglich, personalisierte Erlebnisse zu schaffen und einen vollständigen Überblick über jedes Mitglied zu erhalten, um sicherzustellen, dass alle die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und über den richtigen Kanal erhalten.

Zu guterletzt waren auch die digitale Reife, die Arbeitskultur, als auch die Erwartungen an die Digitalisierung der ehrenamtlichen und hauptberuflichen Mitarbeiter:innen sowie der Mitglieder und Partnerorganisationen sehr breit gefächert.

Unser Ziel war es, eine umfassende Lösung zu schaffen, die Synergien in der gesamten Organisation hebt und das Nutzungserlebnis aller Beteiligten kontinuierlich verbessert.

Ansatz

Ganz gemäß dem Bernstein-Ansatz wurde die Zusammenarbeit zum Projektbeginn mit einem Projekt-Koordinierungs-Workshop eingeleitet. In diesem Standard-Workshop lernten wir das DAV-Team kennen, legten die Hauptziele des Projekts fest und definierten die Arbeitsbereiche sowie den organisatorischen Aufbau.

Damit die Umsetzung der verbandsweiten digitalen Transformation anlaufen konnte, erstellten wir ein Konzept, um die über 700 Delegierten der Hauptversammlung des DAV davon zu überzeugen, ihre Organisation so umzugestalten, dass sie den wandelnden Anforderungen ihrer Mitglieder und deren neuen digitalisierten Bedürfnissen gerecht wird.

Während der Diagnosephase verschaffte sich das von Cognizant Netcentric geleitete Projektteam ein tiefgreifendes Verständnis für die Bedürfnisse und entwickelte Strategien, wie potenzielle Lösungen in die Kultur und Arbeitsabläufe des DAV passen könnten. Wir führten spezifische Workshops mit ausgewählten verbandsinternen Experten durch und hielten alle zwei Wochen interne Statusmeetings ab, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und einen stetigen Kommunikationsfluss, enge Zusammenarbeit und Abstimmung zu gewährleisten.

Die Basis für den gesamten Lebenszyklus des Transformationsprogrammes bildete das Cognizant Netcentric Experience Transformation Framework, das die Schlüsselelemente der ganzheitlichen Lösung (UX/Design, Inhalte, Daten/AI, Plattform/Software, Organisation/Kultur/Prozesse) sowie die flankierenden Maßnahmen einer erfolgreichen Umsetzung beschreibt. Dazu zählt insbesondere die Experience-Strategie und die kontinuierliche Orchestrierung der Transformation. Das Ziel des Frameworks ist die Steigerung des Nutzens für Kund:innen und Mitarbeiter:innen durch ein herausragendes digitales Erlebnis.

Umsetzung

Für die Umsetzung der neuen DAV-Anwendungen nutzten wir unseren agilen Entwicklungsansatz mit zweiwöchigen Sprints. Die Entwicklungsaufgaben wurden auf fünf Teams aufgeteilt, welche neben Cognizant Netcentric von verschiedenen zusätzlichen externen Partnern betrieben wurden. Die Produktverantwortlichen und Experten des DAV brachten hierzu das relevante Fachwissen ein. An erster Stelle stand der Aufbau der Cloud-Infrastruktur auf Basis von Microsoft Azure, um eine Grundlage für die neue digitale Plattform des DAV zu schaffen und die Einhaltung von Datensicherheits- und Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO zu gewährleisten.

Folgende weitere Themen wurden orchestriert bzw. umgesetzt:

• Aufbau der Organisation des Ressorts Digitalisierung nach holakratischen Prinzipien
• Schulungen und Blended-Learning-Konzept
• Supportprozesse und Supportorganisation
• Marketing und Kommunikation

Aufgrund der Herausforderungen der Pandemie führten wir einen vorgezogenen Go-Live durch, der es dem DAV ermöglichte, bereits vor dem originär geplanten Starttermin vom Projekt zu profitieren. Der erste Rollout im Oktober 2020 umfasste die gesamte Cloud-Infrastruktur, die neue Full-Service-Website für die Sektionen sowie einen Single-Sign-On-Service, der es den Mitarbeiter:innen ermöglichte schnell und ortsunabhängig Zugang zu allen verfügbaren Services und Daten zu erhalten.

Ergebnis & Vorteile

Die wichtigsten Ergebnisse der ersten Phase der digitalen Transformation auf einen Blick:

• Digitalisierungsstrategie für den gesamten Verband
• Neue Portalanwendung, in die alle Verwaltungsanwendungen einheitlich und dauerhaft integriert sind
• Azure-basierte Cloud-Plattform für alle digitalen Dienste
• Komplette Full-Service-Website für die Sektionen, einschließlich CMS, Hosting, Wartung sowie eines gemeinsamen Content-Services
• Unternehmensweite Plattform für die Zusammenarbeit auf der Grundlage von Microsoft 365 und Microsoft Teams
• Neue Wissensplattform sowie webbasierte, virtuelle Schulungen

Aufbau einer neuen Betriebsorganisation:

• Software-Entwicklungszyklus
• Support
• Bereitstellung der Infrastruktur

Vor allem aber steigert die neue Lösung das Ansehen des DAV bei potenziellen neuen hauptberuflichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen und bietet bessere Chancen, Mitglieder zu binden bzw. die Mitgliederzahl weiter zu erhöhen.

Die neue Cloud-Infrastruktur gibt dem DAV zudem die notwendige Flexibilität eines skalierbaren und nachhaltigen Betriebs der Produkte und Services. Obwohl das Projekt weiterhin läuft und wichtige Module noch zu entwickeln sind, wurden bereits elementare Mehrwerte geschaffen. Mitarbeiter:innen können unabhängig von Standort, Zeitzone oder Endgerät bereits heute nahtlos über Cloud-Anwendungen zusammenarbeiten, was bereits zu einer grundlegenden Steigerung der Zufriedenheit führte.

Wir sind sehr stolz auf unsere Arbeit der Planung und Implementierung einer leistungsfähigen Lösung und einer so weitreichenden digitalen Transformation, welche die Position des DAV als führende Organisation in der Sport- und Freizeitbranche festigt. Die neue technische Infrastruktur bietet sowohl Mitgliedern als auch Mitarbeiter*innen zeitgemäße und effiziente digitale Erlebnisse.

Mit diesem umfassenden Projekt schafft der DAV die Basis für die zukünftige Entwicklung des Vereinslebens. Dank einer engen und vertrauensvollen Kundenbeziehung ist es uns gelungen, außergewöhnliche Einzelprodukte zu erstellen, ohne dabei die ganzheitliche Sicht auf die Transformation aus den Augen zu verlieren. Cognizant Netcentric, der Deutsche Alpenverein und die anderen Partner brachten jeweils ihr ganzes Fachwissen und ihre Erfahrung in das Projekt ein, sodass während des gesamten Transformationsprogrammes schnelle Lösungen gefunden werden und alle Herausforderungen bewältigt werden konnten.