Personal Data Treatment Policy for Colombia

NETCENTRIC LATAM S.A.S., sociedad comercial, identificada con el Nit. 900.967.815 – 0, legalmente constituida y con domicilio en la ciudad de Medellín, Antioquia, es responsable del tratamiento de los datos personales de los que usted es titular. Porque somos conscientes de la importancia del manejo adecuado de su privacidad, NETCENTRIC LATAM S.A.S. cuenta con los procedimientos, estándares de seguridad y herramientas tecnológicas que nos permiten almacenar, trasmitir, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros, restricciones legales de acceso, prácticas de desarrollo interno de software seguro, entre otros.

De conformidad con lo anterior y en cumplimiento de los dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, NETCENTRIC LATAM S.A.S. expide la presente política de tratamiento de datos personales:

1. Ámbito de aplicación

Estas políticas regulan el tratamiento de la información o datos de carácter personal público, semiprivado, privado o sensible que NETCENTRIC LATAM S.A.S. obtenga, almacene y use.

2. Objeto

Regular los mecanismos de obtención, almacenamiento y uso de los datos personales públicos, semiprivados, privados o sensibles de los usuarios de NETCENTRIC LATAM S.A.S., garantizando su adecuado tratamiento y privacidad.

3. Usuario

Persona que, en virtud de una relación comercial o contractual, ya sea como visitante, cliente, proveedor, contratista, empleado o exempleado, entre otros, suministra voluntariamente datos o información personal a NETCENTRIC LATAM S.A.S. por cualquiera de los medios dispuestos por la compañía, tales como nuestra sede administrativa o sitio web. Al proporcionar datos personales a NETCENTRIC LATAM S.A.S., el usuario acepta los términos y condiciones de la política de tratamiento de datos personales contenida en este documento.

4. Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de la información se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

5. Tratamiento de la información

NETCENTRIC LATAM S.A.S. podrá utilizar la información recolectada para el cumplimiento de alguno cualquiera de los siguientes fines:

a. Completar procesos de contratación con NETCENTRIC LATAM S.A.S., tales como, ejecución de contratos, realización de pagos, recepción, entrega o envío de productos, en ocasión al desarrollo de su objeto social.

b. La prestación de servicios relacionados con los productos de NETCENTRIC LATAM S.A.S. y todas sus filiales o subsidiarias, teniendo en cuenta que la actividad principal de la compañía es la realización de actividades de desarrollo de sistemas informáticos.

c. Adelantar la gestión de procedimientos judiciales para obtener el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por los usuarios, incluida pero no limitada a la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, etc.

d. Adecuada atención respecto a la relación que el usuario sostenga con NETCENTRIC LATAM S.A.S.

e. Enviar las comunicaciones de mercadeo que NETCENTRIC LATAM S.A.S. considere de su importancia.

f. Enviar información sobre eventos, actividades, promociones, ofertas y demás actividades comerciales que NETCENTRIC LATAM S.A.S. desarrollé, con ocasión a su objeto social.

g. Establecer una relación personalizada que permita proporcionar al usuario productos y ofertas a su medida.

h. Atender los requerimientos de nuestros usuarios en virtud de la relación que tienen con NETCENTRIC LATAM S.A.S. o que llegaren a tener con nosotros.

i. Permitir que NETCENTRIC LATAM S.A.S. cumpla con sus actividades comerciales, como análisis de datos, investigación de mercado, mejoramiento de su servicio y página web, realización de eventos, identificación de la efectividad de sus campañas de mercadeo.

j. Expedición de certificaciones relativas a la relación del usuario con NETCENTRIC LATAM S.A.S.

k. Entrega de los datos personales a terceros a quienes NETCENTRIC LATAM S.A.S. les encargue el Tratamiento de los mismos.

l. Envío de información relacionada con la compañía.

m. Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares de los datos personales.

n. Entregar información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales la compañía estará obligada.

6. Derechos del Titular de la información

De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NETCENTRIC LATAM S.A.S. o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a NETCENTRIC LATAM S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c. Ser informado por NETCENTRIC LATAM S.A.S. o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de los datos por parte de NETCENTRIC LATAM S.A.S. o del Encargado del Tratamiento fueron conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Deberes de Netcentric LATAM S.A.S.

De conformidad con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de los datos deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en esta ley y en otras que rijan su actividad:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Procedimientos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

El titular del dato o interesado debe cumplir el siguiente procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y para revocar la autorización:

a. Presentar solicitud escrita a NETCENTRIC LATAM S.A.S. en la que especifique cuál es su petición.

b. La solicitud podrá ser presentada por medio físico a la dirección de la oficina principal de NETCENTRIC LATAM S.A.S. ubicada en el Calle 67 No. 52 – 20 Oficina 4026 Complejo Ruta N, de la ciudad de Medellín o por medio digital al correo electrónico habeasdataclaims@netcentric.biz

c. El titular del dato o interesado debe acreditar su condición mediante copia de su documento de identidad.

d. La solicitud puede ser presentada por intermedio de un tercero (representante), caso en el cual se debe adjuntar copia de la cédula de ciudadanía del representante y el respectivo poder, el cual deberá contener explícitamente las facultades para presentar la solicitud y haber sido reconocido su contenido ante Notario.

e. La solicitud deberá contener la siguiente información: Nombre del titular del dato personal o interesado y de su representante, cuando actué por intermedio de un tercero. Petición concreta de conocer, actualizar, rectificar o suprimir información, o de revocar la autorización. Fundamento de su solicitud. Dirección física y/o electrónica para notificaciones. Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal o interesado o de su representante, cuando actué por intermedio de un tercero.

f. Cuando la solicitud se envíe a NETCENTRIC LATAM S.A.S. por correo electrónico, los documentos que acompañan la solicitud deben ser digitalizados y adjuntados al mensaje.

g. En el evento de que la solicitud adolezca de algún requisito, NETCENTRIC LATAM S.A.S. informará esta situación al titular del dato o interesado o a su representante, según el caso, en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que proceda a subsanarlos. Transcurridos treinta (30) días hábiles sin que se subsane la solicitud, NETCENTRIC LATAM S.A.S. entenderá que ha desistido de la solicitud.

h. NETCENTRIC LATAM S.A.S. dispondrá de quince (15) días hábiles luego de recibida la solicitud inicial o subsanados los defectos por adolecer de alguno de los requisitos de este numeral, para dar respuesta a la solicitud. Cuando NETCENTRIC LATAM S.A.S. no esté en capacidad de dar respuesta dentro de este término, informará al titular, interesado o representante, según el caso, el motivo de la demora y la fecha en la que atenderá el reclamo, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

i. NETCENTRIC LATAM S.A.S. documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de datos, interesados o sus representantes, según el caso, así como las respuestas a tales solicitudes.

j. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el procedimiento establecido en este numeral.

9. Encargado del tratamiento de la información

Conforme a lo establecido en el punto anterior, se comunica a todos los usuarios que la persona encargada del tratamiento de los datos cobijados por esta política de tratamiento de datos creada por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 dentro de NETCENTRIC LATAM S.A.S. podrá ser contactado en el correo habeasdataclaims@netcentric.biz

10. Vigencia de las bases de datos

NETCENTRIC LATAM S.A.S. conservara los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir con los fines descritos en este documento, salvo que la ley exija o autorice conservarlos por un período mayor.

11. Vigencia de las políticas

Las políticas contenidas en este documento rigen a partir del 01 de octubre de 2016. Para mayor información sobre nuestra política de tratamiento de datos personales, se puede comunicar con nosotros a través de los siguientes medios:

1. Correo electrónico : habeasdataclaims@netcentric.biz

2. Página web : http://netcentric.biz/

3. Teléfono : (574) 5167770 ext. 1166

4. Dirección : Calle 67 No. 52 – 20 Oficina 4026 Complejo Ruta N,

Medellín, Antioquia.